Вне зависимости от того, каким бизнесом вы занимаетесь, процессы нужно оптимизировать. Формулировка довольно заезженная, но ее суть как можно ярче представляет основы управления компанией. А при работе над оптимизацией не обойтись без специализированных программных продуктов. Вернее, вы сможете работать без них, но придется тратить время и силы, которые лучше направить на решение других задач. Например, можно вносить данные в Excel или Google Sheets и хранить десятки неструктурированных табличек. Но тогда львиную долю времени будет занимать только составление таких табличек. А можно внедрить в работу программное обеспечение, которое в разы ускорит развитие вашего бизнеса.
Мы уже затрагивали тему решений для бизнеса и писали о 5 лучших командных чатах. Но это вопрос удобной коммуникации между работниками компании. Сегодня поговорим о менеджменте и расскажем о популярных программных продуктах для управления процессами бизнеса. В списке – 3 популярных инструмента для отслеживания задач и их подробный обзор.
Зачем нужны программы для управления бизнес-процессами?
Прежде всего, разберемся в том, что собой представляют бизнес-процессы. Согласно общепринятому определению, это слаженный командный процесс создания продукта, который компания собирается предложить потребителю. Чтобы объяснить понятие наглядно, приведем пример.
Вы разрабатываете кроссплатформенное приложение для агрономов. Чтобы выполнить задачу, вы наняли команду разработчиков: Android и iOS-девелоперов, UI/UX-дизайнера, тестировщика. Их работу нужно организовать, но если просто рассказать специалистам, что им нужно делать и какого результата необходимо достичь, итог будет, мягко говоря, неутешительным. Скорее всего, работа затянется на неопределенный срок, а в процессе постоянно будет происходить путаница.
Чтобы выпустить приложение в релиз вовремя, а сам процесс разработки был слаженным и командным, работу нужно организовать. Как мы уже сказали вначале, можно использовать обычные таблички, также вы можете раздавать задачи через личные сообщения. Это ускорит создание приложения, но все равно вам придется тратить лишнее время. И даже если ваша таблица структурирована, а разработчики, дизайнеры и тестировщики – ответственные и опытные, путаница рано или поздно возникнет. Решение же текущих вопросов будет занимать больше времени, чем простое обсуждение задач на ежедневном митинге.
Еще худшим последствием станет выпуск некачественного продукта. Дизайнер что-то недопонял, разработчики что-то не учли, тестировщик пропустил какой-то важный нюанс. В итоге агроном, который решил воспользоваться демоверсией приложения, откроет его и поймет, что это совершенно непригодный для работы продукт. Покупать его полную версию он не будет – как и все другие агрономы, которым вы предложите свое приложение.
На помощь приходят таск-менеджеры. Это программные продукты, которые позволяют организовать бизнес-процессы, отслеживать выполнение текущих задач и контролировать работу команды. Результат вы заметите уже в первые дни после того, как начнете их использовать. Подобные программные продукты помогут наладить в первую очередь процессы. Конечным итогом станет соответствие обозначенным срокам и релиз полноценного и хорошо работающего продукта.
Лучшие программные продукты для управления процессами
Если вы только начали работу, учредили стартап или решили попробовать себя в новой сфере, может быть достаточно общения в мессенджерах. Многие компании так и начинают – и вполне успешно выходят на более высокий уровень. Для крупных проектов использовать такой подход уже не получится. Чем больше задач, тем сложнее ими управлять, поэтому выгоднее использовать пусть даже платную версию программы, чем нанимать команду менеджеров, которым придется вручную разгребать десятки задач и следить за процессом их выполнения.
Мы упомянули наличие тарифов – коммерческие версии некоторых продуктов действительно бывают платные. Стоимость становится камнем преткновения для многих начинающих проектов. Но зачастую для небольших команд из 10-15 человек можно использовать даже базовые бесплатные версии. В них не предусмотрена возможность интеграции с другими сервисами для бизнеса, но новичкам они чаще всего и не нужны.
Мы все же рекомендуем использовать таск-менеджеры вне зависимости от уровня вашей компании. В наш топ вошли:
- Jira;
- Trello;
- Asana.
Рассмотрим их подробнее.
Jira
Программный продукт от Atlassian предназначен в первую очередь для разработки ПО. Его используют, чтобы назначать задачи для специалистов, отмечать выполненные этапы и те, которые находятся еще в процессе работы, а также отслеживать ошибки. Также он дает возможность составлять отчеты по итогу выполнения задач. Jira помогает организовать работу команды в компаниях любого масштаба, поэтому ее можно применять вне зависимости от того, сколько сотрудников работает над проектом – 10 или 500.
Среди основных плюсов Jira:
- возможности интеграции с продуктами поставщика, например, Confluence, и другими решениями для бизнеса, такими как Битрикс24 или Microsoft Teams;
- наличие мобильного приложения, которое позволяет работать в любой точке мира;
- удобная рабочая доска с интуитивно понятным интерфейсом.
Есть и минусы. Среди них пользователи выделяют сложности при изменении настроек. Чтобы разобраться, как поменять конфигурацию, нужно либо потратить много времени, либо уже хорошо разбираться в Jira.
Работать в режиме облака можно бесплатно, если ваша команда насчитывает до 10 человек. Если в работе задействовано больше сотрудников, придется платить от 7$ за пользователя. При этом стоимость увеличивается пропорционально количеству человек в команде.
Trello
Трелло – программный продукт с лаконичным дизайном. Его удобно использовать в любых случаях, когда нужно организовать работу. Инструмент подойдет и для командной работы в компании, и для индивидуального использования – даже если вы фрилансер или просто хотите избавиться от прокрастинации и делать все вовремя. Пользователи могут работать через десктопное или мобильное приложение – в зависимости от предпочтений и условий.
Преимуществами продукта называют:
- большое количество функций уже в бесплатной версии – ее удобно использовать даже для рабочих целей;
- простой интерфейс, благодаря которому разобраться, как работает Trello, сможет и новичок, и продвинутый пользователь.
Главный недостаток – сложности при работе с крупными проектами. Для небольшой команды Trello будет достаточно, но при масштабировании понадобиться поменять инструмент на более мощный, например, на тот же Jira. Либо же можно попробовать расширенные платные версии Trello. Поставщики предлагают 2 тарифа: Business Class (9,99$ за пользователя в месяц) и Enterprise (17,50$ за пользователя в месяц).
Asana
Еще один инструмент, который можно использовать для работы над проектами любого размера. Если ведется масштабная работа, ее можно разделить на небольшие задачи, что позволит более эффективно добиться результата и даст возможность отслеживать каждый этап. Также при помощи Asana проджект-менеджер может контролировать, насколько сотрудники придерживаются сроков выполнения.
Достоинства инструмента:
- простое оформление, на изучение интерфейса не придется тратить много времени;
- возможности интеграции с различными сервисами, в том числе командным чатом Slack, Evernote и прочими инструментами для бизнеса.
Платформа вам не подойдет, если вы не знаете английского или испытываете трудности при работе с англоязычным софтом – версии Asana на русском языке нет.
Среди конкурентов Asana считается одним из самых дорогостоящих решений. Самый дешевый платный тариф стоит 10,99$ за пользователя в месяц. Но если у вас небольшая команда, которая насчитывает до 15 сотрудников, работать можно бесплатно.
Выводы: что же выбрать?
Как и в остальных случаях, все зависит от ваших требований. При работе над ИТ-проектом однозначно лидирует Jira, которая предназначена для управления разработкой программного обеспечения. Если вам нужен бесплатный инструмент для небольшого проекта, то отличным выходом станет использование Trello. Asana также имеет преимущества и позволяет интегрироваться с другими сервисами, что дает возможность без проблем внедрить его в рабочий процесс.Еще одна вещь, о которой нужно задуматься, если у вас собственный бизнес, – это сервер. Если вам не хватает ресурсов виртуального хостинга и вы хотите расширить свои возможности, то стоит рассмотреть возможность перехода на VDS/VPS или выделенный сервер. Пишите нам, чтобы узнать больше!
