Дистанционное ведение бизнеса – это удобно, а в некоторых случаях и необходимо. Как показала практика в 2020 году, при удаленной работе эффективность совершенно не страдает. Более того, пандемия послужила спусковым крючком для многих компаний и заставила задуматься о том, что такое офис – организующий фактор или повод лишний раз потратиться на аренду?
Возможно, вы только планируете открыть бизнес, ориентированный на дистанционное взаимодействие с сотрудниками. В подобных случаях может показаться, что достаточно организовать общение по электронной почте и мессенджерам, а также создать рабочий аккаунт на Google Drive. Но обеспечит ли такой подход эффективность бизнес-процессов? Однозначно нет, тем более что всего указанного недостаточно даже при офисном режиме работы. Более того, размышляя таким образом, вы упускаете еще один немаловажный фактор – безопасность.
Хорошо, что мы живем не на заре цифровых технологий, и сейчас уже есть множество готовых решений для ведения бизнеса удаленно. Многие из них используют и в офисе, другие нацелены именно на дистанционную работу. Ряд решений – специфических, предназначенных для конкретных направлений бизнеса. Для разных сфер, будь то микрофинансирование, риелторская деятельность или доставка еды, есть отдельные программные продукты. Мы же собрали базовые решения, которые помогут организовать бизнес в удаленном режиме вне зависимости от того, в какой отрасли вы работаете.
Инструменты для удаленного ведения бизнеса
Прежде всего, у каждого сотрудника должен быть доступ к сети, но одного интернета недостаточно. Чтобы удаленная работа была эффективной, необходимо сделать ее максимально приближенной к офисной. Для этого нужно организовать рабочее пространство, наладить общение между сотрудниками, выбрать лучший способ управления задачами. Решений и инструментов существует много – некоторые из них мы рассмотрим дальше.
Организация удаленного рабочего места
Выгодный вариант для удаленного бизнеса – инфраструктура виртуальных рабочих столов (VDI). О преимуществах технологии мы рассказывали ранее. Если говорить кратко, то VDI подразумевает разделение сервера, физического или виртуального, на N-ное количество удаленных рабочих столов. Все они будут изолированными, поэтому сотрудники смогут заниматься своими задачами. Каждый рабочий стол – это виртуальная среда, к которой можно подключиться через интернет по RDP-протоколу. Пользователь может получить доступ из любой точки мира – разумеется, если у него есть возможность зайти в сеть. Подключиться удастся через ПК, смартфоны, планшеты, «тонкие» клиенты.
Есть только одна оговорка: это решение выгоднее всего использовать, если в вашей компании достаточно большой штат сотрудников. Для малого бизнеса затраты могут оказаться недостаточно окупаемыми, но в больших организациях, которые работают удаленно, использование VDI более чем оправдано.
Управление задачами
Вы работаете над текущим проектом и распределили задачи между сотрудниками. Представим «бюджетный» вариант подобной работы. Вы создаете на Гугл Диске таблицу, где прописываете задания сотрудников и отмечаете, что уже выполнено, а что еще в работе. Это бесплатно, но неудобно – как для руководителя, так и для сотрудников.
А чтобы управлять задачами было удобно, стоит использовать таск-менеджеры. Это программные продукты, которые в разы упрощают ведение и отдельных проектов, и бизнеса в целом. На рынке есть множество решений. Среди наиболее известных:
- Jira;
- Trello;
- Asana;
- Monday.
Вы можете выбрать самый удобный для своего бизнеса вариант, исходя из стоимости использования, количества функций или интерфейса. Небольшим компаниям даже не придется платить. Например, в «Джире» с командой до 10 человек можно работать бесплатно.
Хранение данных
В вопросе хранения данных важна информационная безопасность, которая подразумевает:
- целостность – сохранение всего массива данных, которые вы используете для бизнеса;
- конфиденциальность – защиту от доступа со стороны третьих лиц;
- доступность – возможность беспрепятственно работать с данными, если у вас есть право доступа к ним.
Простыми словами, необходимо обеспечить удобный доступ к данным с устройств сотрудников, защитить информацию от утечки и предусмотреть возможность резервного копирования.
Есть два варианта, которые вы можете использовать для хранения данных и которые отвечают всем трем вышеуказанным факторам:
- облако;
- сервер хранения.
Но есть и нюансы. Облачные сервисы хоть и удобны для удаленного ведения бизнеса, однако не обеспечивают должного уровня защиты. Их часто сопоставляют с серверами, даже ставят знак равенства, но мы уже рассказывали, почему это не так.
Мы уверены, что сервер хранения – лучший вариант для бизнеса. Тем более что в King Servers вы можете выбрать оптимальный тариф для потребностей своей компании. Этот способ хранения данных намного защищеннее, чем бесплатные сервисы, такие как Google Drive, и даже чем приватные облака.
Коммуникация между сотрудниками
Любой бизнес подразумевает командную работу. Чтобы выполнение задач было своевременным, нужно обеспечить возможность эффективного и бесперебойного взаимодействия сотрудников.
Общение между работниками важно и в офисе. Представим небольшой стартап, в котором участвуют 3-5 человек. Все они работают в маленьком арендованном помещении, поэтому могут общаться даже устно, обращаясь друг к другу из-за своего рабочего стола. Более крупная компания со штатом в 20-30 работников и несколькими отделами – это уже полноценное предприятие, и здесь не обойтись без виртуального общения. Никто не захочет ходить в другой кабинет или звонить по телефону, чтобы уточнить какой-то рабочий нюанс. Есть и большие корпорации, офисы которых расположены в разных городах. Сотрудники из разных филиалов также решают рабочие вопросы, поэтому вынуждены регулярно обмениваться информацией.
И в случае с небольшим стартапом, и когда мы говорим о большой корпорации виртуальная коммуникация сотрудников, безусловно, важна. И речь идет не только об удобстве. Сообщения будут фиксированными, отправление и получение осуществляется без задержек, что в разы лучше альтернативных методов общения.
Если мы говорим об удаленном бизнесе, то без программных продуктов для коммуникации сотрудников обойтись не получится.
Среди удачных решений:
- Корпоративные мессенджеры. Системы мгновенных сообщений мы используем в повседневной жизни. Подобные продукты (Telegram, WhatsApp, Viber) можно использовать и в корпоративных целях. Это решения с достаточно высоким уровнем защиты, которые позволяют без опасений передавать конфиденциальную информацию. Но для бизнеса лучшим вариантом станут командные чаты. От обычных мессенджеров они отличаются расширенными возможностями, например, интеграцией с системами управления задач. Мы уже делали обзор на популярные командные чаты и выделили 5 лучших – Microsoft Teams, Rocket Chat, Slack, Chanty и Mattermost.
- Сервисы для видеоконференций. Ежедневные митинги – одна из составляющих эффективной работы. В офисе достаточно собрать сотрудников, обсудить рабочие вопросы и текущие задачи. При дистанционной работе это еще и организующий фактор – ежедневные дейли-митинги помогут удостовериться, что все сотрудники уже за компьютером и готовы приступить к делу. Если вы ведете бизнес удаленно, то нужно выбрать удобный инструмент для конференций. Это может быть традиционный вариант вроде Skype, Hangouts и тех же мессенджеров, или же Zoom, популярность которого возросла во время карантина. Также можно использовать виртуальную АТС и созваниваться по телефону. У этого способа есть и минус – отсутствие видеосвязи. Если вы хотите не только слышать, но и видеть сотрудников, то виртуальная АТС вам не подойдет. С другой стороны, вы сможете записывать звонки, что поможет фиксировать важные моменты, упомянутые при разговоре.
- Электронная почта. Для общения можно использовать привычный Gmail или другие аналоги. Популярные сервисы предлагают платные решения для бизнеса – более функциональные и расширенные, чем стандартная бесплатная почта. Также вы можете создать email на собственном домене. При работе с клиентами и партнерами он способствует узнаваемости компании, хотя в контексте общения сотрудников это не принципиально. Корпоративную почту можно подвязать к тому же Gmail, разместить на хостинге или на собственном сервере.
В зависимости сферы деятельности, географии и прочих факторов, можно выбрать один приемлемый вариант или использовать все из них.
